8 συμβουλές για την καλύτερη οργάνωση της επιχείρησής σας

1. Βελτίωση της διαχείρισης των πελατών και των επαφών σας

Η διαχείριση των πελατών, των ραντεβού, των εργασιών και άλλων βασικών πληροφοριών είναι μια συνεχής πρόκληση και κάτι που μπορεί να κοστίσει στις πωλήσεις σας. Η σημερινή επιτυχημένη, σύγχρονη λύση για τις επιχειρήσεις είναι η χρησιμοποίηση λογισμικού διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM).

Ο γενικός όρος CRM περιγράφει το σύνολο του λογισμικού και των ενεργειών μέσω των οποίων μια επιχείρηση κατανοεί και επιδιώκει να εξυπηρετήσει καλύτερα τις ανάγκες των υφιστάμενων ή των μελλοντικών πελατών της. Έτσι κάθε επιχείρηση παρέχει προσωποποιημένη και εξειδικευμένη λύση στους πελάτες της. Το SoftOne CRM είναι ένα ολοκληρωμένο και αξιόπιστο λογισμικό CRM που μπορεί να αποφέρει τα μέγιστα οφέλη στην επιχείρησή σας.

2. Αναβάθμιση του λογισμικού σχεδιασμού επιχειρησιακής λειτουργίας

Ένα ακόμα εργαλείο απαραίτητο για τη οργάνωση μια επιχείρηση είναι ένα σύγχρονο πρόγραμμα σχεδιασμού της επιχειρησιακής λειτουργίας (ERP). Η λειτουργία του βασίζεται στην ενημέρωση του χρήστη σε πραγματικό χρόνο με τα δεδομένα της επιχείρησης.

Το SoftOne ERP είναι ένα ολοκληρωμένο και αξιόπιστο λογισμικό ERP που μπορεί να αποφέρει τα μέγιστα οφέλη στην επιχείρησή σας. Επιτρέπει τη διαχείριση της αποθήκης και των υπολοίπων των προϊόντων, την οικονομική διαχείριση της εταιρείας, τη διαχείριση της μισθοδοσίας και του προσωπικού της επιχείρησης

3. Καθαρίστε το γραφείο σας

Ακόμα κι αν δεν σας πειράζει ένα μικρό χάος, η ακαταστασία μπορεί να αυξήσει το καθημερινό σας άγχος. Ακαταστασία προκαλούμε όταν πιστεύουμε ότι τα πάντα πάνω στο γραφείο μας είναι σημαντικά. Πετάξτε οτιδήποτε είναι ξεπερασμένο ή δεν σας είναι πλέον χρήσιμο.

Για παράδειγμα:

• Ανακυκλώστε τα σπασμένα ηλεκτρονικά είδη που μπορεί να έχετε κρύψει ακόμα και μέσα σε ένα ντουλάπι.
• Διαγράψτε όλα εκείνα τα παλιά μηνύματα φωνής.
• Δωρίστε κάτι που δεν χρειάζεστε και κρατήστε μόνο ότι είναι σημαντικό και απαραίτητο για την εργασία σας. Όλα τα άλλα μπορούν να πεταχτούν.

Όταν ο χώρος εργασίας σας είναι καθαρός και τακτοποιημένος, θα απολαύσετε το χρόνο που περνάτε στο γραφείο σας και δεν θα χάνετε χρόνο ψάχνοντας μέσα σε σωρούς άχρηστων αντικειμένων.

4. Οργανώστε τα αρχεία σας

Μια μελέτη διαπίστωσε ότι ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει πάνω από 4 ώρες την εβδομάδα ψάχνοντας τα χαρτιά του. Ελέγξτε τις αρχειοθήκες σας και πετάξτε οτιδήποτε είναι ξεπερασμένο ή δεν είναι πλέον σχετικό με την επιχείρησή σας.

Αν ανησυχείτε ότι μπορεί μια μέρα να χρειαστείτε τεσσάρων ετών σημειώσεις από ένα έργο - πελάτη σας τότε σαρώστε τα πρωτότυπα έγγραφα και αποθηκεύστε τα στον υπολογιστής σας και πετάξτε τα πρωτότυπα αρχεία χαρτιού για να απελευθερώσετε περισσότερο χώρο.

5. Χρησιμοποιήστε το Cloud για την αποθήκευση και διανομή των αρχείων σας

Αν δεν το έχετε κάνει ήδη, ξεκινήστε τη χρήση εργαλείων που βασίζονται στο «σύννεφο» για να μοιραστείτε και να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας. Για παράδειγμα, το Google Drive σας επιτρέπει την αποθήκευση έως και 15 GB δεδομένων δωρεάν, ενώ δίνει στους πελάτες ή τους συναδέλφους σας την δυνατότητα συνεργασίας και πρόσβαση για διαμοιρασμό αρχείων. Μερικά ακόμα παρόμοια εργαλεία είναι το Dropbox, το iCloud και το OneDrive.

Με τα αρχεία σας «ανεβασμένα» στο σύννεφο, κρατάτε καθαρό το προσωπικό σας χώρο αποθήκευσης και εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο που δαπανάται από την αποστολή εγγράφων (μπρος - πίσω) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

6. Νοικοκυρέψτε τα προφίλ κοινωνικής δικτύωσής σας

Το προφίλ κοινωνικής δικτύωσής σας δεν πρέπει να είναι ανενεργό ή μην ενημερωμένο. Για να το καταφέρετε αυτό εύκολα και γρήγορα χρησιμοποιήστε λογισμικό κοινωνικών μέσων (social media software).

Κατ’ αρχάς πρέπει να γίνει μια καταγραφή των κοινωνικών μέσων στα οποία η επιχείρησή σας έχει παρουσία. Δεν υπάρχει νόημα να έχετε πολλαπλά προφίλ Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr και Instagram αν δεν είναι ενεργά και ενημερωμένα.

Σταματήστε την ενημέρωσή τους με χειροκίνητα feeds. Επενδύστε έξυπνα το χρόνο σας χρησιμοποιώντας λογισμικό που μπορεί να αυτοματοποιήσει μεγάλο μέρος της κοινωνικής σας παρουσίας. Τα Buffer, Hootsuite και Sprout Social είναι μερικά από τα εργαλεία που μπορούν να κλιμακώσουν τις ενέργειές σας και να στείλουν αυτόματα μαζικές ενημερώσεις σε όλα τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που διατηρείται λογαριασμό, εξοικονομώντας έτσι πολύτιμο χρόνο καθ’ όλη τη διάρκεια της εβδομάδας ή του μήνα.

7. Ενοποιήστε τον αριθμό των σημείων που πρέπει να πάτε για να βρείτε πληροφορίες:

Υπάρχουν πάρα πολλές εφαρμογές για να πάρετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε, από email, εργαλεία microblogging όπως το Yammer, chat εργαλεία όπως το Lync, υπηρεσίες κοινωνικής δικτύωσης όπως το Twitter και το LinkedIn. Κάντε τις κοινοποιήσεις από κάθε τέτοια εφαρμογή να εμφανίζονται όλες σε ένα μόνο μέρος.

8. Διαχειριστείτε το χρόνο, μια εργασία κάθε φορά αντί για Multitasking

Αρκετές μελέτες έχουν δείξει ότι το multitasking μπορεί πραγματικά να μας οδηγήσει στην κατασπατάληση περίπου του 20-40 τοις εκατό του χρόνου μας, ανάλογα με το τι προσπαθούμε να κάνουμε. Ο λόγος που το multitasking δεν λειτουργεί είναι επειδή δεν μπορούμε πραγματικά να επικεντρωθούμε σε περισσότερα από ένα πράγμα κάθε στιγμή.

Αν θέλουμε να βελτιώσουμε την ποιότητα της δουλειάς μας, να γίνει πιο αποτελεσματική και να μειώσουμε τα επίπεδα του άγχους μας, πρέπει να βγούμε από τη multitasking συνήθεια. Μια εργασία κάθε φορά για τη μέγιστη συγκέντρωση και αποτελεσματικότητα.