ERP: Τα 6 αναγκαία χαρακτηριστικά ενός ιδανικού συστήματος

Ίσως ακούγεται παράξενο, διότι τα ERP συστήματα δεν είναι από τις πιο φτηνές λύσεις της αγοράς. Ωστόσο, σκεφθείτε το τελικό όφελος.

Έχετε πλέον στη διάθεσή σας μια λύση που ενοποιεί όλες τις διαδικασίες τις επιχείρησής σας και πολλά από τα κατακερματισμένα συστήματα που συντηρείτε έως τώρα.

Το καλύτερο από όλα;

Ότι αυτή η ενοποίηση περιλαμβάνει τα πάντα: από την ανάπτυξη του προϊόντος έως την πώληση του, το customer service και τη διαχείριση των παραγγελιοληψιών.

Ενοποιώντας τα συστήματα, θα δημιουργήσετε οικονομικές λύσεις και βελτιωμένες διαδικασίες, που θα ελαχιστοποιήσουν τις χρονοβόρες διαδικασίες που αυτομάτως αυξάνουν το κόστος της επιχείρησης.

Πέρα από αυτό, αναλογιστείτε παράλληλα και το κόστος εκπαίδευσης που θα εξαλειφθεί, καθώς δε θα υπάρχει η ανάγκη να εκπαιδευτούν οι χρήστες σε διαφορετικά συστήματα παρά σε ένα ενιαίο ERP πρόγραμμα.

Ας υποθέσουμε πως στην επιχείρησή σας έχετε τα ακόλουθα τμήματα:

- Ανάπτυξη προϊόντος

- Πωλήσεις

- Τεχνική Υπστήριξη

- Marketing

Ποιοι είναι οι στόχοι του κάθε τμήματος; Ποια τα παραδοτέα που αναμένετε; Ποιες οι καθημερινές ανάγκες των πωλητών σας και ποιους πόρους απαιτεί το τμήμα marketing για να οργανώσει τις κατάλληλες διαφημιστικές καμπάνιες και να παρουσιάσει λεπτομερείς αναφορές αποτελεσμάτων;

Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε στα παραπάνω ερωτήματα, τότε το ERP δεν μπορεί να σας παρέχει ούτως ή άλλως κάποια λύση.

Εάν όμως έχετε ένα σαφές business plan και γνωρίζετε πλήρως τις ανάγκες, τις υποχρεώσεις και τους στόχους κάθε επιμέρους τμήματος, τότε ένα ERP σύστημα μπορεί να μετατραπεί στην πυξίδα που θα σας υποδείξει το μονοπάτι της επιτυχίας.

Έχοντας καταγράψει επαρκώς τις ανάγκες και τους στόχους κάθε επιμέρους τμήματος, μπορείτε να συσχετίσετε τις παραμέτρους αυτές με τα χαρακτηριστικά που σας παρέχει το ERP σύστημα και να αξιολογήσετε πόσο χρηστικό μπορεί να αποδειχθεί για τις επιμέρους ομάδες της επιχείρησής σας.

Η σημερινή τεχνολογική εξέλιξη έχει αναγάγει το ζήτημα της ασφάλειας σε πρωταρχικό για κάθε επιχείρηση. Από τη στιγμή που τα δεδομένα και οι πληροφορίες βρίσκονται σε ένα ενιαίο σύστημα, είναι σαφές πως πρέπει αυτό να παρέχει το μέγιστο δυνατό επίπεδο ασφάλειας ώστε να μη χαθούν ή διαρρεύσουν κρίσιμα δεδομένα που αφορούν στη λειτουργία και κατ’ επέκταση στη βιωσιμότητα της επιχείρησης.

Προκειμένου λοιπόν να γίνει αποδεκτό ένα σύστημα ERP, θα πρέπει να παρέχεται υψηλό επίπεδο ασφάλειας. Η ασφάλεια συνήθως στηρίζεται σε τρεις άξονες:

α) στο απόρρητο, δηλαδή τα ευαίσθητα δεδομένα της επιχείρησης, (σχέδια βελτίωσης της παραγωγής, καινοτόμα προϊόντα, σχέδιο marketing, κόστος εργασιών και σχέδιο ανάπτυξης). Για το λόγο αυτό, το πρόγραμμα ERP θα πρέπει να διαθέτει ένα στιβαρό μηχανισμό προστασίας αυτών των δεδομένων στα οποίο θα έχουν πρόσβαση μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες.

β) Στην ακεραιότητα του συστήματος, η οποία συνίσταται στο γεγονός πως το πληροφοριακό σύστημα έχει αναπτύξει μηχανισμούς οι οποίοι διασφαλίζουν τα δεδομένα από αλλοιώσεις ή καταστροφές

γ) Στη διαθεσιμότητα του συστήματος, που σημαίνει πως σε περίπτωση που για οποιονδήποτε λόγο το πληροφοριακό σύστημα ERP τεθεί εκτός λειτουργίας, πρέπει να παρέχει εναλλακτικούς τρόπους εργασίας καθώς επίσης και να μπορεί να τεθεί ξανά σε χρήση στο ελάχιστο δυνατό χρονικό διάστημα.

Η υλοποίηση ενός ERP συστήματος γίνεται προκειμένου να καλύψει συγκεκριμένες ανάγκες που σχετίζονται με την επιχείρηση στην οποία θα εγκατασταθεί.

Προτού λοιπόν προβείτε στην αγορά ενός συστήματος, πρέπει να προχωρήσετε στον πλήρη καθορισμό των αναγκών της επιχείρησής σας και στα προβλήματα που επιθυμείτε να λύσετε με αυτό.

Δεν φτάνει όμως μόνο αυτό!

Εάν το σύστημα σας καλύπτει τη συγκεκριμένη στιγμή, αυτό δε σημαίνει πως θα μπορεί να ανταποκριθεί στις ανάγκες σας σε 1.5 χρόνο από σήμερα. Μέσα σε αυτό το διάστημα η επιχείρησή σας μπορεί να αυξήσει το προσωπικό της ενώ ενδέχεται να διαθέτει μεγαλύτερους πόρους σε marketing ή ακόμη να πρέπει να διαχειριστεί σύνθετες περιπτώσεις πελατών και πωλήσεων.

Ανάλογα λοιπόν, το περιβάλλον ενός ERP συστήματος σπάνια θα μείνει αμετάβλητο με την πάροδο του χρόνου. Κάτι τέτοιο είναι απόλυτα φυσιολογικό και αναμενόμενο καθώς η τεχνολογία προχωράει και εξελίσσεται διαρκώς.

Συνεπώς, για να μπορεί ένα πρόγραμμα ERP να παραμείνει λειτουργικό εν καιρώ θα πρέπει να μπορεί να προσαρμόζεται στις δεδομένες αλλαγές που θα προκύπτουν. Αυτό το επιτυγχάνει χάριν της σχεδίασής του, η οποία του επιτρέπει να βελτιώνεται και να επεκτείνει τις αρχικές του λειτουργίες ακολουθώντας τις εξής αρχές:

Ανοιχτή αρχιτεκτονική ERP συστήματος

Με απλά λόγια, η ανοιχτή αρχιτεκτονική είναι η πλήρης «απαγκίστρωση» του συστήματος από συγκεκριμένους κατασκευαστές και τεχνολογίες ώστε να μπορεί να βελτιώνεται συνεχώς και να παραμένει λειτουργικό.

Αρθρωτή αρχιτεκτονική ERP συστήματος

Η αρθρωτή αρχιτεκτονική σημαίνει πως το σύστημα πρέπει να αποτελείται από αυτόνομες λειτουργικές ενότητες λογισμικού, κάθε μία από τις οποίες είναι υπεύθυνη για μια συγκεκριμένη λειτουργία. Εάν λοιπόν κάποια λειτουργία πρέπει να αναβαθμιστεί, τότε γίνεται αναβάθμιση στη συγκεκριμένη ενότητα (module) και όχι σε ολόκληρο το ERP πρόγραμμα.