Ηλεκτρονική τιμολόγηση με SoftOne ECOS E-Invoicing

  • English
  • Ελληνικά

Αν θα μπορούσαμε να πούμε ότι υπάρχει μία και μόνο απλή αλλαγή που θα αλλάξει ριζικά τη συνολική λειτουργία της επιχείρησής σας, αυτή θα ήταν η μετάβαση σε ένα μοντέλο ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η αλλαγή από την έκδοση παραδοσιακών έντυπων τιμολογίων και η μετάβαση σε ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορεί να αλλάξει άρδην τον τρόπο που λειτουργείτε και να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε πολλές από τις διαδικασίες που σπαταλούν το χρόνο σας. Μάλιστα, υπάρχει έντονη φημολογία πως η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα είναι σύντομα απολύτως υποχρεωτική και με τις νέες διατάξεις της ελληνικής νομοθεσίας.

Τι είναι όμως η ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, γνωστή και με τον όρο E-Invoicing, είναι ουσιαστικά η έκδοση ενός ψηφιακού παραστατικού το οποίο στέλνεται ηλεκτρονικά στους πελάτες σας. Όλες οι πληροφορίες που συμπεριλαμβάνονται στο ψηφιακό παραστατικό (όπως η τιμή, η ποσότητα, ο Φ.Π.Α. και τα στοιχεία του παραλήπτη) είναι οι ίδιες με το παραδοσιακό έντυπο παραστατικό, με τη διαφορά οτι πλέον το έντυπο διανέμεται σε ψηφιακή μορφή, ηλεκτρονικά.

Ας δούμε, λοιπόν, ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης λίγο πιο αναλυτικά:

1. Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση εξοικονομείτε χρόνο

Είναι γνωστή σε όλους μας η φράση «ο χρόνος είναι χρήμα» και στο δικό μας παράδειγμα ισχύει απόλυτα. Η χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι σαφέστατα ταχύτερη, καθώς τα τιμολόγια στέλνονται είτε μέσω e-mail είτε άμεσα, απευθείας μέσα από το λογιστικό software της επιχείρησης. Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να στείλετε πολλά τιμολόγια μέσα σε ελάχιστο χρόνο, συγκριτικά με το χρόνο που θα χρειαζόσασταν για να γράψετε και να στείλετε ένα παραδοσιακό τιμολόγιο.

Ακόμα πιο εύκολη γίνεται η διαδικασία αυτή αν και οι δύο πλευρές χρησιμοποιούν το ίδιο software. Στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται σχεδόν καμία χειροκίνητη παρέμβαση. Ταυτόχρονα όμως εξοικονομείτε χρόνο και με έμμεσο τρόπο, απαλλάσσοντας για παράδειγμα τους εργαζομένους σας από ενέργειες όπως η αντιγραφή του τιμολογίου, η επικύρωση και η αρχειοθέτηση.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό πως θα απελευθερώσετε πλέον χρόνο που θα μπορείτε να επενδύσετε σε πιο σημαντικά ζητήματα ανάπτυξης και οργάνωσης της επιχείρησής σας.

einvoice

2. Ένα e-Invoicing software ελαχιστοποιεί το ανθρώπινο λάθος

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι σίγουρα πιο ασφαλής από την έντυπη. Μειώνεται η πιθανότητα λαθών σε τεράστιο βαθμό, καθώς το πρόγραμμα ελέγχει αυτόματα τα διάφορα συνοδευτικά έγγραφα, όπως είναι οι φόρμες παραγγελιών. Επίσης, δεν χρειάζεται να εισάγετε ξανά τα στοιχεία του τιμολογίου κι έτσι αποφεύγονται πιθανά τυπογραφικά ή άλλου είδους λάθη. Κατά συνέπεια, όλες αυτές οι διαδικασίες αυτοματοποιούνται στο μέγιστο βαθμό.

einvoice

3. Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση εξοικονομείτε χρήματα

Άλλος ένας σημαντικός παράγοντας για να επιλέξετε το e-invoicing είναι η οικονομία. Πρώτα από όλα, γίνεται άμεση εξοικονόμηση χρημάτων καθώς δεν χρειάζεται πια να αγοράζετε φακέλους, χαρτιά και να ταχυδρομείτε τα παραστατικά. Πέρα από αυτό τον εμφανή τρόπο ωστόσο, δεν θα πρέπει να ξεχνάτε ότι η εξοικονόμηση χρημάτων γίνεται και έμμεσα με όλους τους τρόπους που αναφέραμε πιο πάνω: αυτοματοποίηση, ταχύτητα, ενασχόληση του προσωπικού με άλλα, σημαντικότερα ζητήματα και ελαχιστοποίηση άσκοπων εργασιών.

4. Όχι πια έντυπα τιμολόγια: Προστατέψτε το περιβάλλον

Για μια επιχείρηση που λειτουργεί με σύγχρονα μέσα και επιθυμεί να αναβαθμίζει τις υποδομές της, η επιμονή σε έντυπες μορφές τιμολογίων και παραστατικών αποτελεί πλήγμα στη γενικότερη οικολογική συνείδηση που επιτάσσει η εποχή μας. Με τη χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων ξοδεύεται πολύ λιγότερο χαρτί, ειδικά αν λάβουμε υπόψιν ότι μια επιχείρηση συχνά κρατάει πολλαπλά αντίτυπα από το ίδιο έντυπο παραστατικό στο αρχείο της. Αν προσθέσουμε σε αυτό και τη ρύπανση που προκαλείται από τη μεταφορά των έντυπων τιμολογίων στον παραλήπτη τους, θα καταλάβουμε ότι η χρήση του e-invoicing προστατεύει πολύ περισσότερο το περιβάλλον μας.

einvoice

Πώς, όμως, θα επιλέξετε τη σωστή λύση e-invoicing για την επιχείρηση σας;

Ας δούμε τους βασικότερους παράγοντες που θα πρέπει να λάβετε υπόψη:

Αποστολή ηλεκτρονικών παραστατικών

Αρχικά, θα πρέπει η λύση e-invoicing που θα επιλέξετε να επιτρέπει την αποστολή ηλεκτρονικών παραστατικών προς τους πελάτες σας, ανεξάρτητα από το σύστημα που εκείνοι χρησιμοποιούν, το πόσο μεγάλη είναι η επιχείρησή τους και το πού βρίσκεται η έδρα τους. Ακόμη, θα πρέπει να σας δίνει τη δυνατότητα να ενσωματώνετε και άλλα συνοδευτικά έγγραφα μαζί με το τιμολόγιο, π.χ. έγγραφα φορτωτικής, συμβάσεις, τιμοκαταλόγους κλπ

Ενσωμάτωση με το λογιστήριο

Λογικά χρησιμοποιείτε ήδη κάποιο λογισμικό (π.χ. ERP) για τη διεκπεραίωση όλων των λογιστικών διαδικασιών της επιχείρησής σας (τήρηση εσόδων εξόδων, έκδοση ΦΠΑ, καταχώρηση τιμολογίων, διευθέτηση φορολογικών εντύπων κλπ). Είναι προφανές λοιπόν πως το λογισμικό ηλεκτρονικής τιμολόγησης που θα εντάξετε στις διαδικασίες σας θα πρέπει να ενσωματωθεί με γρήγορο και απλό τρόπο στην επιχείρησή σας. Επιλέξτε λοιπόν ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης που θα συνδέεται εύκολα με το υπάρχον ERP.

Συμμόρφωση με τις ισχύουσες νομοθεσίες

Είναι γνωστό ότι οι νόμοι που έχουν να κάνουν με τη φορολογία αλλάζουν συχνά. Για το λόγο αυτό, το σύστημα που θα επιλέξετε θα πρέπει να είναι διαρκώς ενημερωμένο για τυχόν αλλαγές, ώστε να είστε κι εσείς καλυμμένοι απέναντι στο νόμο. Θα πρέπει επίσης να σας διευκολύνει σε περίπτωση ελέγχου, τόσο εντός όσο και εκτός της επιχείρησης, παρέχοντας αναλυτικά reports. Τέλος, άλλος ένας σημαντικός παράγοντας είναι η λύση e-Invoicing να συμμορφώνεται με το νέο Γενικό Κανονισμό περί προστασίας των Προσωπικών Δεδομένων (GDPR).

Αρχειοθέτηση

Με βάση τις ισχύουσες νομοθεσίες της κάθε χώρας, τα παραστατικά μιας επιχείρησης θα πρέπει να αποθηκεύονται για μεγάλα χρονικά διαστήματα. Θα πρέπει, λοιπόν, να έχετε πρόσβαση σε αυτά εύκολα και γρήγορα ώστε να μπορείτε να τα ανακτήσετε οποιαδήποτε στιγμή.

Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία και εφαρμογή στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε μία λύση Cloud και θα το δούμε καλύτερα με ένα παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι βρίσκεστε εκτός γραφείου και σας καλούν από το λογιστήριο ενός προμηθευτή σας γιατί χρειάζονται επειγόντως ένα παραστατικό. Με τη λύση Cloud E-Invoicing θα μπορέσετε να στείλετε το παραστατικό ηλεκτρονικά μέσα από το smartphone ή το tablet σας, από όπου κι αν βρίσκεστε, γρήγορα και αποτελεσματικά. Έτσι, λοιπόν, θα μπορείτε να διευθετείτε όλες τις λογιστικές υποχρεώσεις της επιχείρησης σας παντού και πάντα.

Έχετε ακόμη αμφιβολίες για την ανάγκη μετάβασης σε ηλεκτρονική τιμολόγηση; Επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας για να σας ενημερώσουμε για όλα τα οφέλη που σας παρέχει το Soft1 eInvoice, δίνοντας τέλος στην «εσωτερική γραφειοκρατία» της επιχείρησής σας.


facebook button

facebook button