7 λόγοι για να μεταβείτε σε ένα Cloud ERP

  • English
  • Ελληνικά

 Τι σημαίνει Cloud;

 Αξίζει να μεταβώ στο Cloud;

 Μπορώ να έχω την επιχείρησή μου στο Cloud;

Πρόκειται για κάποια ερωτήματα που εφόσον κινείστε στο χώρο του επιχειρείν, σίγουρα έχετε ακούσει μια ή περισσότερες φορές. Ιδιαίτερα δε εάν σας ενδιαφέρει η απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρήσής σας ακόμη και όταν βρίσκεστε εκτός του χώρου του γραφείου, τότε το cloud είναι η "μόδα" που πρέπει να ακολουθήσετε καθώς θα ανοίξει νέους ορίζοντες στον τρόπο διεκπεραίωσης των καθημερινών σας εργασιών.

Τι είναι το Cloud

Το cloud είναι μια τεχνολογία η οποία επιτρέπει την αποθήκευση και το διαμοιρασμό δεδομένων και πόρων διαδικτυακά και όχι τοπικά. Αυτό σημαίνει πως αντί να αποθηκεύονται τα δεδομένα στο σκληρό δίσκο ενός υπολογιστή στο γραφείο, αποθηκεύονται στο σκληρό δίσκο ενός υπολογιστή διαδικτυακά. Προκειμένου λοιπόν να ανακτηθούν και να χρησιμοποιηθούν, αρκεί η απομακρυσμένη σύνδεση με τον υπολογιστή αυτό μέσω cloud.

Από τον ορισμό και μόνο, είναι εύκολο να διαπιστώσουμε το βασικό πλεονέκτημα μιας cloud υποδομής: Οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο cloud, μπορεί να αποθηκεύει και να ανακτά δεδομένα από οποιοδήποτε σημείο στον κόσμο, χωρίς καμία άμεση εξάρτηση από το χώρο του γραφείου.

Εάν λοιπόν χρησιμοποιείτε ακόμη τους παραδοσιακούς τρόπους αποθήκευσης και διαμοιρασμού των δεδομένων στην επιχείρησή σας (π.χ. ένας κεντρικός τοπικός server) και αναρωτιέστε εάν αξίζει να μεταβείτε σε ένα σύστημα Cloud (είτε πρόκειται για Cloud Storage είτε για Cloud ERP σύστημα), ας δούμε αναλυτικά κάποιους λόγους που εντείνουν την ανάγκη αυτής της επιλογής.

1. Μείωση του κόστους

Η χρήση ενός συστήματος Cloud έχει σχετικά μικρό κόστος και αυτό που συνήθως πληρώνετε είναι μία μηνιαία ή ετήσια συνδρομή (ίσως έχετε δει τον όρο SaaS - Software as a Service). Η εγκατάσταση του λογισμικού ERP δε γίνεται πλέον τοπικά σε κάθε έναν υπολογιστή αλλά κεντρικά στον cloud server και μπορείτε να έχετε πρόσβαση από παντού (ακόμα και στο κινητό ή το tablet σας) κάνοντας απλά σύνδεση στον Cloud λογαριασμό σας.

Πρέπει να αναλογιστείτε πως το μηνιαίο ή ετήσιο κόστος που επωμίζεστε για μια cloud υποδομή σας απαλάσσει από την ανάγκη αγοράς και συντήρησης ενός server τελευταίας τεχνολογίας, ο οποίος όχι μόνο πρέπει να λειτουργεί σε 24ωρη βάση, αλλά ταυτόχρονα έχει αυξημένες ανάγκες σε κατανάλωση ρεύματος και πόρων. Αυτό αυτομάτως σημαίνει οτι μπορείτε να απαλλαγείτε από έξοδα λειτουργίας και συντήρησης του server αλλά και έξοδα προσωπικού (ή εξωτερικών συνεργατών) που απασχολούνται έως τώρα με τη συντήρηση και την αναβάθμιση του τοπικού server.

Μια επίσης πολύ βασική παράμετρος είναι πως ο cloud server βρίσκεται σε data centers που είναι σχεδιασμένα με τρόπο ώστε να διασφαλίζουν την καλύτερη δυνατή λειτουργία των servers σε κατάλληλες συνθήκες θερμοκρασίας και ψύξης χώρων. Με λίγα λόγια, ο χρόνος ζωής ενός cloud server είναι μεγαλύτερος από το χρόνο ζωής ενός server που συντηρείτε στο χώρο του γραφείου σας.

μείωση του κόστους μέσω cloud erp
ευκολία στη χρήση ενός cloud erp

2. Ευκολία Συντήρησης Συστήματος

Στην περίπτωση που συντηρείτε ένα «παραδοσιακό» σύστημα ERP, θα χρειαστεί να απασχολείτε έναν υπάλληλο ή εξωτερικό συνεργάτη προκειμένου να αναλάβει όλες τις τεχνικές εργασίες συντήρησης ή αναβάθμισης του συστήματος. Αυτό αυτομάτως σημαίνει επιπλέον έξοδα, που συχνά μια μικρή επιχείρηση ή μία startup δεν μπορεί να επωμιστεί. Με τη μετάβαση στο Cloud, όλη η τεχνική υποστήριξη γίνεται από τον πάροχο του συστήματος, ο οποίος και αναλαμβάνει να φέρει εις πέρας τις αναβαθμίσεις τους συστήματος και την διασφάλιση της απρόσκοπτης λειτουργίας του από τεχνικής άποψης. Πέρα λοιπόν από το κόστος διαχείρισης και συντήρησης, δεν απαιτείται από μέρους σας σχεδόν καμία τεχνική γνώση ώστε να επωφεληθείτε από τη λειτουργία ενός cloud ERP συστήματος στην επιχείρησή σας.

3. Αυξημένη ασφάλεια

Μια βασική ανησυχία που δημιουργείται σε οποιονδήποτε μεταβαίνει σε cloud ERP σύστημα είναι η ασφάλεια των δεδομένων. Αυτό γιατί υπάρχει η λανθασμένη αντίληψη πως "τα δεδομένα μου δε βρίσκονται πλέον στο χώρο του γραφείου μου, αλλά σε ένα σημείο που δεν ελέγχω και δεν ξέρω ποιος θα έχει πρόσβαση".

Πρόκειται για μια πραγματικά εντελώς λανθασμένη αντίληψη. Και οι λόγοι είναι σαφείς:

- Τα δεδομένα βρίσκονται πλέον σε χώρο απόλυτα ασφαλή από φυσικές καταστροφές (όλα τα σύγχρονα data centers διέπονται από αυστηρούς κανόνες και συνθήκες που αποτρέπουν πυρκαγιά, πλημμύρα, υγρασία κλπ), κάτι που σε καμία περίπτωση δεν μπορείτε να εγγυηθείτε στον ίδιο βαθμό για το χώρο του γραφείου σας.

- Τα δεδομένα είναι περισσότερο ασφαλή από επιθέσεις ιών και malware λογισμικού σε σχέση με το γραφείο σας: Εφόσον δεν έχετε γνώσεις σε θέματα data security ώστε να ασφαλίσετε τον τοπικό server με εξελιγμένα συστήματα firewall προστασίας και DDoS attack, η ασφάλεια ενός cloud server δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να συγκριθεί με την υποδομή τοπικά στο γραφείο. Να σημειωθεί πως η cloud υποδομή σας επιτρέπει να έχετε παράλληλα υποδομή εφεδρικού cloud server όπου σε περίπτωση αστοχίας του 1ου server ενεργοποιείται αυτόματα η λειτουργία του δεύτερου και δεν υπάρχει καν διάστημα αναμονής για την επίλυση του προβλήματος έως ότου να μπορείτε ξανά να ανακτάτε και να αποθηκεύετε δεδομένα.

Το Soft1 Cloud ERP & CRM λειτουργεί στα υπερσύγχρονα data centers της πλατφόρμας Microsoft Windows Azure, προσφέροντας έτσι μέγιστη ασφάλεια και αξιοπιστία. Χαρακτηρίζεται από ευέλικτη σχεδίαση, επιτρέποντας στο χρήστη να αξιοποιήσει τη λειτουργικότητα του από την πρώτη κιόλας ημέρα!

erp

4. Απαλλαγή από την ανάγκη τήρησης backups

Άλλη μια διαδικασία που ταλανίζει τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν παραδοσιακά (on-premise) ERP συστήματα είναι η ανάγκη τήρησης backups σε καθημερινή ή εβδομαδιαία βάση ώστε τα δεδομένα να παραμένουν ασφαλή και πρσοβάσιμα ανά πάσα στιγμή. Η τήρηση όμως του backup γίνεται σε κάποιον εξωτερικό δίσκο ή σε άλλο σημείο του server, κάτι που ξανά εμπεριέχει κίνδυνο σε περίπτωση δυσλειτουργίας του εξωτερικού δίσκου ή του ίδιου του server. Στην περίπτωση ενός cloud erp συστήματος, η λήψη των αντιγράφων ασφαλείας γίνεται αυτόματα και παρέχονται επίσης προηγμένες λύσεις ανάκτησης δεδομένων.

Μπορείτε επίσης να σκέφτεστε το εξής: Σε περίπτωση που χαθούν για οποιονδήποτε λόγο όλα τα δεδομένα σας τοπικά στο γραφείο (π.χ. αστοχία μηχανημάτων, επίθεση από ιο, φυσική καταστροφή κλπ), ένα cloud ERP σας επιτρέπει την ίδια στιγμή να συνεχίσετε απρόσκοπτα τη λειτουργία της επιχείρησής σας από άλλο χώρο (π.χ. το σπίτι) ή ακόμη και από το tablet και το κινητό σας τηλέφωνο.

5. Άμεση εγκατάσταση νέων εκδόσεων και updates

Είναι γνωστό οτι κάθε λογισμικό αναβαθμίζεται σε τακτά χρονικά διαστήματα, με νέες εκδόσεις που πρέπει να εγκατασταθούν στην υπάρχουσα. Στην περίπτωση των παραδοσιακών συστημάτων, η εγκατάσταση των αναβαθμίσεων γίνεται από κάποιο τεχνικό, κάτι που σημαίνει έξτρα κόστος και ενδεχομέωνς χρονικές καθυστερήσεις. Εάν όμως χρησιμοποιείτε ένα cloud EPR σύστημα, τότε οι ενημερώσεις γίνονται αυτόματα με τις νέες διαθέσιμες εκδόσεις και μάλιστα άμεσα.

αναβάθμιση cloud erp

6. Απομακρυσμένη πρόσβαση

Με το Cloud ERP έχετε τη δυνατότητα πρόσβασης από όπου κι αν βρίσκεστε. Η μόνη προϋπόθεση είναι η ύπαρξη σύνδεσης στο διαδίκτυο. Πρόκειται ίσως για το πιο σημαντικό όφελος που σας παρέχει η μετάβαση σε ένα cloud erp. Σκεφτείτε μόνο το εξής:

Ανεξάρτητα από το χώρο (ή και τη χώρα!) που βρίσκεστε, μπορείτε ανά πάσα στιγμή να έχετε πρόβσαση στις καρτέλες των πελατών σας, στις διαδικασίες που ακολουθεί το εμπορικό τμήμα, στα έσοδα, στα έξοδα αλλά και στις οικονομικές εκκρεμότητες που υπάρχουν αλλά και σε όλα τα χρήσιμα έγγραφα που ανταλάσσετε με τους πελάτες σας. Με αυτό τον τρόπο αυξάνεται η παραγωγικότητα των ανθρώπων σας, παρέχοντάς τους όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται, ακόμη και όταν βρίσκονται εκτός γραφείου.

Ιδιαίτερα σήμερα, που ολοένα και περισσότεροι άνθρωποι δουλεύουν πλέον εκτός γραφείου, η παροχή δυνατότητας χρήσης και ανάκτησης επιχειρησιακών πληροφοριών από το tablet ή το smartphone κατά τη διάρκεια π.χ. ενός επαγγελματικού ταξιδιού ή μιας συνάντησης με αντιπροσώπους, προμηθευτές και πελάτες είναι ζωτικής σημασίας.

7. Επεκτασιμότητα

Όσο η επιχείρηση σας μεγαλώνει, τόσο αλλάζουν και οι ανάγκες της. Το σύστημα ERP που θα επιλέξετε πρέπει να μπορεί να ακολουθεί αυτές τις αλλαγές και να προσαρμόζεται εύκολα και γρήγορα στις νέες συνθήκες. Τα cloud ERP συστήματα (όπως το SoftOne ERP που προαναφέραμε) προσθέτουν νέες λειτουργίες ανα τακτά χρονικά διαστήματα, βοηθώντας ουσιαστικά τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν τα πολύπλοκα προβλήματα που προκύπτουν καθώς αναπτύσσονται και μεγαλώνουν τόσο σε προσωπικό όσο και σε διαδικασίες. Ταυτόχρονα, παρέχουν δυνατότητες εύκολης διασύνδεσης με άλλα λογισμικά, όπως π.χ. το e-banking της τράπεζας με την οποία συνεργάζεστε, καθιστώντας πιο εύκολη τη διαχείριση των οικονομικών θεμάτων και των πληρωμών.


facebook button

facebook button